8. Сроки обработки, хранения и прекращение обработки персональных данных8.1. Общие правила определения сроков
Оператор обрабатывает и хранит персональные данные не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок хранения не установлен:
- законодательством Российской Федерации;
- договором, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
- согласием субъекта персональных данных;
- настоящей Политикой;
- необходимостью предъявления, рассмотрения или защиты от правовых требований.
Срок хранения определяется отдельно для каждой цели и категории персональных данных. После достижения цели обработки, утраты правового основания или истечения установленного срока персональные данные подлежат удалению, уничтожению или обезличиванию.
8.2. Заявки и обращения
Персональные данные лиц, направивших заявку, запрос, вопрос или иное обращение, но не заключивших договор и не оплативших участие, хранятся:
- до завершения рассмотрения заявки или обращения;
- не более одного года после последнего взаимодействия с Пользователем — для подтверждения содержания обращения, достигнутых договорённостей и защиты прав Оператора.
Если на основании заявки заключается договор, оформляется участие в конференции или предоставляется доступ к HR AGRO CLUB, дальнейший срок хранения определяется правилами, установленными для соответствующей услуги.
Персональные данные, содержащиеся в обращениях, претензиях и переписке с Пользователем, могут храниться в течение трёх лет после завершения рассмотрения обращения или исполнения соответствующего обязательства.
8.3. Участие в конференции
Персональные данные участников конференции обрабатываются в течение периода:
- приёма и обработки заявки;
- оформления и оплаты участия;
- подготовки и проведения конференции;
- предоставления доступа к онлайн-трансляции и материалам;
- организации участия в выбранных практических лабораториях;
- предоставления предусмотренного тарифом доступа к HR AGRO CLUB;
- урегулирования вопросов, связанных с оплатой, возвратом денежных средств, претензиями и исполнением договора.
После завершения конференции персональные данные могут храниться в течение трёх лет с наиболее поздней из следующих дат:
- даты проведения конференции;
- даты прекращения доступа к HR AGRO CLUB, входящего в тариф конференции;
- даты окончательного расчёта или возврата денежных средств;
- даты исполнения последнего обязательства перед участником.
Данный срок устанавливается для подтверждения факта участия, состава приобретённого тарифа, исполнения обязательств и защиты прав и законных интересов Оператора и Пользователя.
8.4. Участие в HR AGRO CLUB
Персональные данные лиц, самостоятельно вступивших в HR AGRO CLUB либо получивших доступ к клубу в составе тарифа конференции, обрабатываются в течение всего срока участия и предоставления доступа.
После прекращения участия данные могут храниться в течение трёх лет для:
- подтверждения факта предоставления доступа;
- учёта срока участия;
- рассмотрения обращений и претензий;
- подтверждения исполнения договора;
- защиты прав и законных интересов Оператора.
Сведения в BotHelp, связанные с работой чат-бота, предоставлением доступа, направлением материалов и сервисных сообщений, хранятся в течение срока участия в HR AGRO CLUB и не более трёх лет после прекращения доступа или последнего взаимодействия Пользователя с чат-ботом, если более длительное хранение не требуется законодательством.
Сообщения, не имеющие значения для исполнения договора, рассмотрения обращений или защиты прав Оператора, могут удаляться ранее указанного срока.
8.5. Договоры, заказы и платежи
Персональные данные, содержащиеся в договорах, счетах, актах, кассовых чеках, документах о платежах и возвратах, а также в документах бухгалтерского и налогового учёта, хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
Документы бухгалтерского и налогового учёта хранятся не менее пяти лет после соответствующего отчётного года, если более продолжительный срок не установлен законодательством.
Отзыв согласия на обработку персональных данных не влечёт уничтожения сведений, которые Оператор обязан сохранять для исполнения требований налогового, бухгалтерского, кассового и иного законодательства.
Оператор не хранит полные реквизиты банковских карт Пользователей. Сроки хранения платёжных данных, вводимых на странице платёжного сервиса, определяются соответствующей кредитной организацией или оператором платёжного сервиса.
8.6. Данные спикеров, экспертов, модераторов и партнёров
Персональные данные спикеров, экспертов, модераторов и представителей партнёров обрабатываются:
- в течение срока подготовки и проведения конференции;
- в течение срока действия заключённого договора или соглашения;
- в течение трёх лет после прекращения договора — для подтверждения исполнения обязательств и защиты прав сторон.
Имя, должность, наименование компании, профессиональная биография, тема выступления, фотография и другие согласованные сведения могут сохраняться в опубликованной программе, архиве конференции и информационных материалах до прекращения использования соответствующего материала, окончания срока действия согласия или поступления законного требования о прекращении распространения.
8.7. Фото-, аудио- и видеоматериалы
Фото-, аудио- и видеоматериалы конференции могут храниться Оператором в течение срока существования архива мероприятия и использования материалов в информационных, отчётных, образовательных и презентационных целях.
Материалы, размещённые на сайте, в HR AGRO CLUB, на VK Видео и на официальных информационных ресурсах Оператора, хранятся:
- до прекращения использования соответствующего материала;
- до окончания срока, установленного отдельным согласием;
- до отзыва согласия, если обработка и распространение осуществляются исключительно на его основании;
- до поступления обоснованного требования о прекращении обработки или распространения;
- в течение иного срока, предусмотренного договором или законодательством.
Исходные материалы, переданные фотографам, видеооператорам, монтажёрам и другим подрядчикам, должны быть возвращены Оператору или уничтожены после выполнения работ и передачи результата, если дальнейшее хранение подрядчиком не предусмотрено договором.
При отзыве согласия Оператор прекращает дальнейшее использование соответствующих материалов и принимает предусмотренные законом меры по прекращению их распространения. Отзыв согласия не влечёт автоматического признания неправомерным использования материалов, осуществлённого до получения отзыва на законных основаниях.
8.8. Информационные и рекламные сообщения
Персональные данные, используемые для направления рекламных сообщений, обрабатываются до:
- отзыва согласия Пользователем;
- отказа от рассылки;
- прекращения соответствующей рассылки Оператором;
- утраты актуальности контактных данных.
После получения отказа Оператор незамедлительно прекращает направление рекламных сообщений и обработку персональных данных в рекламных целях.
Отказ от рекламных сообщений не распространяется на сервисные и организационные уведомления, необходимые для исполнения договора, в том числе сообщения об оплате, изменении программы, порядке участия, предоставлении доступа, переносе или отмене мероприятия.
Минимальные сведения о факте отзыва согласия или отказа от рассылки могут сохраняться для подтверждения соблюдения требования Пользователя и недопущения повторного включения его контактов в рекламную рассылку.
8.9. Технические данные и cookie-файлы
Технические данные сайта, включая IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дату и время посещения, источник перехода, журналы событий и сведения о действиях на сайте, хранятся в течение срока, необходимого для обеспечения безопасности и работоспособности сайта, проведения аналитики и расследования технических инцидентов, но по общему правилу не более 12 месяцев с даты их получения.
Срок действия отдельных cookie-файлов определяется их назначением и техническими настройками сайта. Пользователь может удалить cookie-файлы или ограничить их использование через настройки своего браузера.
Если технические данные необходимы для расследования инцидента, предотвращения неправомерных действий или защиты прав Оператора, они могут храниться до окончания соответствующей проверки или урегулирования спора.
8.10. Документы, подтверждающие получение согласия
Сведения, подтверждающие получение согласия на обработку персональных данных, согласия на распространение персональных данных и согласия на получение рекламы, могут храниться в течение срока действия соответствующего согласия и трёх лет после его прекращения или отзыва.
К таким сведениям относятся:
- текст согласия в редакции, действовавшей на момент его предоставления;
- дата и время предоставления;
- сведения о форме или странице, через которую было дано согласие;
- технические данные, позволяющие подтвердить факт предоставления согласия;
- дата и содержание отзыва согласия.
Эти данные хранятся для подтверждения законности ранее осуществлявшейся обработки и защиты прав Оператора.
8.11. Прекращение обработки по требованию Пользователя
Пользователь вправе отозвать согласие или потребовать прекращения обработки персональных данных, направив обращение по контактным данным Оператора, указанным в настоящей Политике.
При получении требования о прекращении обработки Оператор прекращает обработку в срок, не превышающий десяти рабочих дней, если отсутствуют иные законные основания для её продолжения. Этот срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней с направлением Пользователю мотивированного уведомления.
Если сохранение данных более не требуется, они уничтожаются или обезличиваются в срок, не превышающий тридцати дней с даты:
- достижения цели обработки;
- поступления отзыва согласия;
- прекращения действия соответствующего договора;
- утраты иного правового основания.
Оператор вправе продолжить обработку после отзыва согласия, если она необходима для:
- исполнения действующего договора;
- выполнения обязанностей, установленных законодательством;
- ведения бухгалтерского и налогового учёта;
- рассмотрения претензий;
- защиты прав и законных интересов Оператора или третьих лиц;
- исполнения судебного акта или законного требования государственного органа.
8.12. Неправомерная обработка и неточные данные
При выявлении неточных персональных данных Оператор блокирует соответствующие данные на период проверки и уточняет их в течение семи рабочих дней после получения подтверждающих сведений.
При выявлении неправомерной обработки Оператор прекращает такую обработку в срок, не превышающий трёх рабочих дней с даты выявления нарушения.
Если обеспечить правомерность обработки невозможно, соответствующие персональные данные уничтожаются в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки.
8.13. Порядок удаления и уничтожения
Уничтожение персональных данных производится способом, исключающим возможность их восстановления и дальнейшего использования, в том числе путём:
- удаления записей из информационных систем;
- удаления электронных файлов;
- уничтожения бумажных документов;
- обезличивания данных;
- направления требования об удалении лицам, обрабатывающим данные по поручению Оператора.
Факт уничтожения подтверждается актом, выгрузкой из журнала регистрации событий или иным документом в соответствии с требованиями законодательства.
Если уничтожить персональные данные в установленный срок технически невозможно, Оператор блокирует их и обеспечивает уничтожение в срок не более шести месяцев, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.